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Écoles supérieures : Comment accompagner efficacement et à distance les étudiants à l'étranger ?

Écrit par 
Mélissa Carles
6 minutes
13 janvier 2022

Dans de nombreux cursus, les étudiants doivent effectuer un séjour d’étude ou de stage dans un pays étranger. Stage en entreprise, échange universitaire ou encore année de césure, l’expérience est d’au moins trois mois. Durant cette période, chaque élève vit un moment où il a besoin d’être aidé ou conseillé par son établissement d’origine. Que ce soit à propos des modalités administratives de son séjour, d’un stage qui ne se déroule pas comme prévu, d’un point d’incompréhension avec l’administration de l’université étrangère ou avec son tuteur… Les raisons qui font qu’un étudiant peut avoir besoin de vous sont nombreuses. Mais comment faire pour l’accompagner, même à distance

Prévoir les questions et les difficultés des élèves avant le départ à l’étranger 

Accompagner ses étudiants à distance demande de la part de l'équipe pédagogique une certaine préparation.

Débuter une nouvelle aventure à l’étranger peut être source d’angoisse pour les élèves. Et à juste titre : un stage dans une entreprise étrangère se prépare ! Les étudiants doivent donc pouvoir compter sur leur école pour les soutenir, les rassurer et les informer autant que possible. 

Faciliter l’accès à l’information 

L’enjeu ici est donc de mettre l’information à disposition des élèves les plus inquiets par différents moyens, notamment les outils digitaux. Rappelons, en effet, que 76% des jeunes entre 18 et 24 ans s’informent essentiellement par internet et, plus précisément, depuis leur smartphone. 

Une FAQ regroupant les questions les plus fréquentes 

Une des solutions assez simple à mettre en place serait donc de créer une FAQ sur votre site internet ! Listez ainsi les questions les plus souvent posées par les étudiants en vue de leur voyage à l’étranger. Ils pourront ainsi trouver facilement une réponse à leurs interogations. 

Miser sur un chatbot pour répondre 7j/7 et 24h/24 aux questions des élèves en difficulté

Autre outil pertinent à installer sur le site internet de votre établissement afin d’aiguiller les étudiants : le chatbot. Cet agent conversationnel possédant une intelligence artificielle répond tous les jours et à toute heure aux questions les plus posées par les élèves. Renseignez les demandes les plus courantes, indiquez-lui les réponses à apporter et il assurera efficacement la permanence depuis votre interface web, même en dehors des horaires d’ouverture. Une façon plus interactive d'interagir avec les jeunes internautes que ce soit avant ou pendant leur expérience à l’étranger. 

Faciliter les échanges à distance avec un outil adapté aux besoins des élèves 

Assurer un suivi personnalisé 

Les deux solutions évoquées précédemment sont idéales pour un grand nombre de questions fréquentes de type : “Quel matériel dois-je emporter lors de mon stage à l’étranger ?”; “L’entreprise me demande de réaliser des heures supplémentaires, que dois-je faire ?” ou encore “ Mon employeur est-il censé me prévoir un panier repas ?”.  Mais qu’en est-il des questions plus spécifiques, correspondant à une situation particulière et ne pouvant être répondues par un robot ? Il est essentiel pour ce genre de cas de donner l’opportunité aux élèves de pouvoir joindre une personne de l’administration, rapidement et à distance. 

Le messaging, un outil tout indiqué pour garder le lien avec les étudiants 

Les messageries instantanées sont particulièrement plébiscitées par les étudiants.

Les messageries instantanées comme WhatsApp, Facebook Messenger ou encore Instagram DM, sont des canaux parfaits pour rester en contact avec les étudiants. Ils permettent à une personne de l’administration de répondre lorsqu’elle a le temps à une conversation initiée par un élève. Même chose du côté de l’étudiant : il peut répondre instantanément ou lorsqu’il a un petit moment de libre. 

Des canaux idéaux pour garder le contact facilement 

Le messaging a fait ses preuves notamment lors des confinements successifs, lorsque chacun souhaitait garder le contact avec ses proches, à distance. L’utilisation des messageries comme WhatsApp ou Messenger a alors explosé dans le monde entier. Facebook a annoncé que pendant cette période, les échanges sur Messenger ont plus que doublé en un seul mois. En même temps, WhatsApp a vu ses utilisateurs augmenter de 40%. Une croissance express qui prouve que ces réseaux sont des outils très efficaces lorsqu’il s’agit de garder le lien avec ses proches… ou même de communiquer avec des organisations ! 

La jeune génération, adepte des messageries instantanées 

Avec respectivement 79% et 61% d’utilisateurs français, Facebook Messenger et Whatsapp se classent comme les messageries instantanées les plus utilisées dans l’hexagone, notamment par les jeunes générations. En effet, 62% des jeunes nés après 1997 utiliseraient quotidiennement WhatsApp. C’est donc le meilleur moyen, pour eux, de communiquer facilement avec leur école, au même titre qu’avec leur proche. 

Communiquer avec ses élèves via WhatsApp ou Messenger, c’est possible ? 

Tout à fait ! Grâce à certaines entreprises, comme ChayAll, il est possible d’installer un widget sur son site internet. Il suffit ensuite de choisir sur quelles messageries vous souhaitez vous rendre disponible pour vos élèves. Les icônes de celles pour lesquelles vous aurez opté s’afficheront alors sur votre site. Les étudiants n’auront qu’à cliquer sur celles qui les intéressent pour lancer une discussion avec votre équipe pédagogique ! 

Le saviez-vous ?
Il est possible de créer un chatbot qui sera aussi disponible depuis les messageries instantanées ! Ainsi, vos élèves pourront poser leurs questions à l’intelligence artificielle. Si cette dernière ne connaît pas la réponse, elle pourra les rediriger vers un membre de l’équipe pédagogique. 

Faire preuve d’empathie, d’écoute et de disponibilité 

N’oubliez pas, même à distance, de rester compréhensif face aux inquiétudes de vos élèves. À l’écrit, n’hésitez pas à leur demander de reformuler leur demande si celle-ci n’est pas assez détaillée pour lui apporter votre aide. Aussi, certaines situations complexes pourront demander de passer un appel téléphonique. Sachez les reconnaître. Vous optimisez ainsi le temps de vos équipes en pré-qualifiant les questions des élèves. La FAQ ou le Chatbot, puis un contact par messaging avec un membre de l’équipe et, enfin, si nécessaire, un appel téléphonique. 

Sonder les étudiants sur leurs difficultés éprouvées et sur leurs besoins à l’étranger 

Autre conseil pour augmenter l’efficacité de votre accompagnement à distance et de vos équipes : n’hésitez pas à interroger, à la fin de leur expérience, les élèves sur les difficultés qu’ils ont rencontrées et sur les questions qu’ils se sont posées. Ainsi, vous étofferez facilement votre FAQ ainsi que votre chatbot avec des demandes pertinentes. Un gain de temps pour l’étudiant, comme pour l’équipe pédagogique ! 

 

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Article écrit par
Mélissa Carles
Chargée de communication pour ChayAll, Melissa est une ancienne journaliste. Elle vous aide à améliorer et à dynamiser votre relation client grâce aux messageries instantanées. Elle vous conseille aussi sur les bonnes stratégies à mettre en place au sein de votre entreprise et vous tient informé sur l'actualité du messaging !
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